メールより効率的！繊維業界の社内連携にチャットの活用

メールでは進まない！社内コミュニケーションの課題とは？

社内の情報共有にメールを使っていると、次のような課題を感じることがありませんか？

たとえば、会議の中で決定した内容を口頭で伝えたものの、数日後に「結局、どうなったんだっけ？」と確認が必要になり、関係者に聞いて回ることになった経験はないでしょうか。これでは、思い出すためだけに余計な時間とエネルギーを消費してしまいます。

こうした課題を解決するために、メールや電話に代わる社内コミュニケーションツールとして「チャット」を導入する企業が増えています。本記事では、メールとの違いや導入のメリットを解説しながら、繊維業界における社内チャットの活用事例をご紹介します。

社内の情報共有手段として、メールや電話が一般的に使われていますが、それぞれにデメリットがあります。

繊維業界では、デザイン修正の指示や納期調整、在庫確認など、迅速なやり取りが求められる業務が多くあります。チャットなら、メールよりもスピード感を持って情報共有でき、電話のように「記録が残らない」という問題もありません。

以前は社内連絡のほとんどをメールで行っていましたが、次のような課題がありました。

こうしたストレスを感じていたため、「もっと簡単に情報共有できる方法はないか？」と考えたのが、社内チャットを導入するきっかけでした。

一部の社員は、LINEを使って業務のやり取りを済ませようとしていました。しかし、LINEには次のような問題がありました。

特に、PC主体で業務を行う社員にとって、LINEでのやり取りは不便でした。業務用チャットなら、PCで作業をしながらスムーズにメッセージを送れるため、無駄な画面遷移を減らし、効率よく仕事を進めることができます。

社内チャットを導入したことで、次のような改善が見られました。

以前は「最新版の資料がどれか分からない」「過去のメールを探すのに時間がかかる」といった課題がありましたが、チャットなら最新の情報が一目で分かるため、業務のスピードが格段に向上しました。

LINEを使っていた頃は、退職したメンバーとのやり取りが個人アカウントに残り、情報漏洩のリスクがありました。また、事務スタッフは会社支給のスマホがなく、私物のスマホでやり取りしていたため、セキュリティ面での違和感を感じていました。

業務用チャットなら、アカウント管理が企業単位で行えるため、退職後の情報管理がスムーズになります。さらに、PCベースでのやり取りが中心になるため、デバイス間の移動によるストレスも軽減されました。

社内チャットの導入によって、次のような変化がありました。

結果として、業務効率が上がり、1日にこなせる仕事の量が増えました。

社内の情報共有において、メールや電話だけでは非効率な場面が多くあります。チャットを導入することで、リアルタイムでのやり取りが可能になり、業務のスピードが向上します。

また、LINEではなく業務用チャットを導入することで、セキュリティ面やPC作業の効率化も実現できます。社内の働き方を改善するために、チャットツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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